先给出答案：短期借款记入哪个账本？记入负债类账本，即"短期借款"明细账。这是会计准则中写的明明白白的事情，并没有争议的地方。但是问题来了，在我接触的小企业主当中至少有一半的人把这笔钱记错了地方——有的记成了"其他应付款"，有的直接往"实收资本"里塞进去，还有的人老板娘就拿个小本本来手写记录，连账簿都不用上。这事儿说小了没什么大不了的，说得重一点会增加你的税负。
我是持证理财规划师，从业八年了，主要是给中小企业做财务梳理。今天的事情我详细地讲一讲。
短期借款为什么要进负债账本？
短期借款，也就是一年之内要还的钱。从会计的角度来看它属于流动负债，在资产负债表中需要记入负债项目里去。那么你问：我借的是股东的钱算不算债务？可以算是的，当然也可以算是的。钱是谁的不重要了，重点在于这笔钱你要有偿还的责任。
去年三月，有一位做餐饮的客户叫周先生，在苏州开了三家连锁店。他从舅舅那里借了30万周转一下，想着反正都是亲戚关系，就没在账本上记下来。年底汇算清缴的时候税务局发现了这笔钱没有入帐，并认定这是隐匿收入的行为，补税加上罚款一共八万多。当时周老板后悔得不行，拍着大腿说早知如此就应该老老实实做账了。
这是谁干的？坑在他把"借款"和"自己人拿的钱"混淆了。亲兄弟明算账，你借钱就是负债，不管债主是谁。
短期借款会计分录怎样写才合规？
那么，就要把具体的会计分录说清楚了。借入款项的时候，在借方记"银行存款"或者"库存现金"，在贷方记"短期借款"。还款时反向操作，即借方为"短期借款"、贷方为"银行存款".利息单独计算，并且要走财务费用科目
很简单吧？但是实际操作中，我见过很多奇怪的操作。一个做建材生意的老板借了50万，分录写成：贷银行存款50万、实收资本50万。我当时就问他借钱还是入股？他挠着头说反正都是钱进来差不多吧差不多吗差远了吧！
实收资本不用还，借款要偿还。把借的钱算作资本的话资产负债表就会失真了，银行看了报表会认为你实力雄厚，等你要贷款的时候去申请流水一查发现你的资金都是借钱来的，信用分就被扣光了。
其实这种低级错误一年内我见过几十次。
三种常见的错误你有没有中招？
第一种，把"其他应付款"账户里的一些钱放到里面去。很多老板认为短期借款和应付账款差不多，反正都是欠着别人的钱。错。其他的非经营性的往来资金，例如押金、保证金以及代垫的资金等都包含在内。短期借款属于明确的融资行为，应该单独列示出来。你把两者混在一起的话报表使用者根本分不清到底欠了多少钱给谁。
第二种是不入账，私下记小本。个体户中比较常见的一种情况。我的一个客户开了一家服装厂，向朋友借了二十万，并且把这笔钱记录在手机备忘录里。结果怎么样？后来催债的时候没有正式的借款凭证，在场的一方说是借了三十万元左右，对方百口莫辩。最后闹到法院去，因为缺少正规账务资料的缘故被判定败诉，多给了十万元给原告一方。
第三种，把利息当作本金来算。比较隐秘一些。“有的老板借款合同上写着借10万，实际上只收到9万元，那剩下的1万元就被当作了利息。”结果记账的时候他按着十万元记短期负债，而利息部分却没有体现出来。这样就会出现两个问题：一是借款金额被虚高了；二是没有将利息费用计入，不能在税前扣除。
这三种坑，你踩过几个？
短期借款账务处理的细节门道
关于细节方面，有些地方我需要特别指出。第一项就是借款的目的。短期借款用途的不同会决定你是否可以将利息在税前扣除。用于生产经营的贷款产生的利息可以在所得税中抵扣；如果用作股东个人消费，则不可以。有一个客户之前向我们申请了100万元的资金周转，并表示这笔钱是作为经营资金使用的，但实际上这笔款项被借给了他的儿子用来购买房子。税务局查账时发现不能从企业应纳税所得额中扣除利息支出，因此追缴税款。
第二个就是借款期限。短期借款指的是年以内，但是有些老板借钱后没有按时归还，在账面上就一直留着了三年之久。这时就要考虑是否可以把它分类为"长期借款"了。虽然不影响负债总额，但是会影响到流动比率、速动比，银行在看报表的时候会关注这些指标。
第三个就是利息的计算。很多小企业平时不计提利息，到期时一次性付清。这样做会使得各个时期的费用都不均衡，并且利润表会出现忽高忽低的情况。正确的做法是按月提取财务费用、应付利息相抵的方式进行处理，在账面上体现为借记“财务费用”，贷记“应付利息”。这件事情说起来容易做起来难，但是我在接触过的公司里能够做到的只有不到三成。
具体数字我已经记不清楚了，去年做的一个审计项目中，在20家被查的企业里只有5家企业利息计提是合规的。要么不提，或者提到之后就不要付钱了，乱七八糟的。
不同的借款渠道，记账有什么不同？
银行借款、小贷公司借款、民间借贷这三种渠道的短期贷款，记账原则上是一致的，但是细节上会有所不同。
银行借款最正规，合同、借据、银行回单都要齐全了，你按照入账就可以。小贷公司的贷款利息一般都比较高，并且有的公司不给发票。这时候要注意没有发票的利息不能在税前扣除。民间借贷最难办到的是很多都没有正式合同，在口头约定上有很多问题。我建议不管熟不熟的人借款一定要签书面协议书，写明金额、利率、期限以及还款方式等详细情况。
前年有一个做物流的客户，从朋友那里借了50万元，口头承诺年息为10%。结果还钱的时候，朋友说当初讲的是月息十点几倍利滚雪球一年后利息比本金还要多一点。两个人吵得不可开交，最后闹翻脸了，几十年的老交情就这样结束了。
这件事给我很大的触动。钱的事情，白纸黑字最保险。
一张表帮助你理清短期借款记账要点
整理了一个简单的checklist，你可以对照着检查一下：
- 借款合同是否完备？金额、利率、期限、还款方式
- 借款是否计入"短期借款"科目？不是其他应付款，也不是实收资本
- 利息是否按月计息？不要等到支付的时候再一次性全部入账
- 借款用途是否与合同上写的一样？利息能不能在税前扣除
- 到期续借是否需要重新分类？超过一年就要转为"长期借款"
这五条，能做到的基本上就不会出大问题。
透露一个行业的秘密。我认识一家代账公司里的会计，她跟我说过，在给客户做账的时候经常把短期借款放进其他应付款中去，因为这样报表好看一些，负债结构看起来也更健康一点。直接说不接受就行。这叫什么？这是粉饰财务报告的表现之一。短期借款记在哪个账户上是明文规定的，并不能为了好看而随意放置。万一有一天税务局查账或者要到银行贷款的时候，这样的小动作就会被发现。
还有一件事情要提醒你。去年还没有这种情况，今年政策刚刚调整过一次，小微企业借款合同印花税免除了。以前借钱的时候需要交纳印花税的，现在省了这笔钱。但是这件事很多人都不知道，在傻乎乎地继续着缴纳工作。最近有借贷的朋友记得问一下关于印花税的事情吧。
另外我只了解江苏那边的情况，其他地方的政策可能会有所不同，不敢随便乱说。
实操建议：从今天开始规范自己的账本
如果之前短时间内的借款记录存在问题，也不要着急，现在改正还来得及。第一步是把所有的借条找出来核对金额、期限等信息。第二步要检查一下账务处理是否正确了，科目用没用好呢？第三步就是发现错误之后做出调整分录，该补就去补充，应该冲的也要进行冲销。
怎样调整分录？举例说明。你之前把50万元的借款记为其他应付款，现在要调成短期借款了。借入50万应付账款的同时贷出50万短期贷款。简单吧？但是要注意，在做这个调整的时候一定要有详细的解释，并且清楚地写明原因以便以后查账用到。
另外还要说清楚一点。如果借的是外币，记账的时候要用即期汇率折算成人民币，期末再调整汇兑差额。稍微复杂一些的话就找一个专业的会计来处理吧。不要自己瞎想，容易出错。
最离谱的一个案例是，一位做外贸的客户借了10万美元，在记账的时候直接按照他心里想的汇率算出结果，到年底一调下来发现汇兑损失十几万，利润就变成负数。当时他的脸色都变绿了。
汇率这事儿不是随便说的。
最后再强调一下，短期借款记到哪个账本上，并不算是一个小问题，而是会影响到财务报表的真实性、税务的合规性以及融资是否顺利。不要因为偷懒或者不懂而给自己挖坑。规范记帐从今天开始吧！
如果你现在手头有借款没有入账，或者把钱错给了别人，请赶快去查一下合同，并找一个靠谱的会计师帮你调一调。拖得越久麻烦就越大。
